Đẩy mạnh việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Đài Khí tượng Thủy văn khu vực Tây Bắc theo quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ - Bản tin KHCN&HTQT Quý IV năm 2019

Số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích như: Giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu giữ. Số hóa tài liệu giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn. Thứ nữa, việc số hóa tài liệu sẽ dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện, giúp ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng. Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa (theo quy định tại Khoản 9, Điều 3 - Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ).

(Cán bộ của Đài KTTV khu vực Tây Bắc thực hiện sử dụng thiết bị scan A4 để số hóa các tài liệu cần lưu trữ đưa lên hệ thống lưu trữ theo quy định)

Thực hiện quy định tại Khoản 18, Điều 04 - Luật Công nghệ thông tin năm 2006 và mới đây nhất là Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Nhằm góp phần kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu gốc, giảm tải không gian lưu trữ vật lý, đồng thời nâng cao công tác lưu trữ cung cấp, chia sẻ thông tin nhanh chóng, chính xác. Với yêu cầu đặt ra, trong thời gian qua, Đài Khí tượng Thủy văn khu vực Tây Bắc đã và đang tiến hành số hóa hồ sơ tài liệu của ngành, xây dựng tích hợp trên phần mềm và thực hiện xử lý công việc chủ yếu trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc áp dụng cho các đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường; lưu trữ các dạng văn bản, tài liệu tại máy tính chuyên dùng phục vụ công tác lưu trữ văn bản tại khối Văn phòng Đài. Sử dụng thiết bị scan A3, A4 để số hóa các tài liệu của Đài cần lưu trữ, các tài liệu số hóa được đưa lên hệ thống lưu trữ theo quy định bảo mật.

Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy theo quy định tại Điều 6, Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử gồm:

1. Đối với tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy

- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;

- Ảnh màu;

- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;

- Tỷ lệ số hóa: 100%;

- Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa: Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu; Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png); Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

- Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.

2. Tài liệu ảnh gồm: Định dạng: JPEG; Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.

3. Tài liệu phim ảnh gồm: Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv; Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.

4. Tài liệu âm thanh gồm: Định dạng: MP3, .wma; Bit rate tối thiểu: 128 kbps.

Các văn bản được chuyển đổi từ dạng lưu trữ truyền thống (dạng giấy) sang lưu trữ điện tử, với định dạng file PDF nhỏ, gọn. Các file có định dạng *. Pdf và Tif, độ phân giải từ 150 - 300 ppi, tỷ lệ số hóa 100% so với bản gốc. Đối với tài liệu khổ lớn có tình trạng vật lý yếu, có thể dùng máy ảnh chụp để bảo đảm an toàn cho tài liệu gốc.Đài Khí tượng Thủy văn khu vực Tây Bắc tiếp tục tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ, quản lý và khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường, đặc biệt là dữ liệu số.

Trong năm 2019 và các năm tiếp theo Đài Khí tượng Thủy văn khu vực Tây Bắc tiếp tục đầu tư cơ sở hạ tầng kỹ thuật nhằm bảo đảm tính bí mật của tài liệu lưu trữ, quan tâm đầu tư, trang bị các phương tiện cần thiết, áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu, kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ và đáp ứng các yêu cầu quy định của pháp luật, của Ngành; đồng thời số hóa hồ sơ, tài liệu tích hợp vào phần mềm nhằm phục vụ cho công tác cung cấp thông tin của ngành trên môi trường mạng được nhanh chóng, chính xác và kịp thời hướng tới cung cấp thông tin dịch vụ công ./.

  Tác giả: Hoàng Văn Quyền - Đài Khí tượng Thủy văn khu vực Tây Bắc